TRABAJO EN EQUIPO: MÁS QUE LA SUMA DE LAS PARTES

Fuente: cl.invertia.com
Siempre se ha dicho que "cuatro ojos ven más que dos", "que una mano lava la otra y las dos la cara" o que, simplemente, "hoy por ti mañana por mi". Esos viejos dichos populares, de la vida cotidiana y que hacen alusión a la compenetración de dos o más personas en una misma tarea para buscar un objetivo en común, cada vez más tienen su espacio dentro del ámbito empresarial y que a nivel de recursos humanos , suele identificarse como el "trabajo en equipo".. Es por ello que Invertia.cl en una nueva búsqueda por ayudar a los nuevos emprendedores, te presenta las claves para entender qué es, cómo funciona y cómo se logra el anhelado "trabajo en equipo".
1. CARACTERÍSTICAS DEL TRABAJO EN EQUIPO
2. LA IMPORTANCIA DE TRABAJAR EN EQUIPO
3. COMO CONFORMAR UN EQUIPO Y QUE ASPECTOS CONSIDERAR
4. TRABAJO EN EQUIPO: BENEFICIOS Y DESVENTAJAS
5. CUNDO FALLA EL TRABAJO EN EQUIPO – LOS PROBLEMAS
6. LA UNION: SOLUCION A LOS PROBLEMAS
Si bien esta característica es un recurso más que preciado por estos días, también es cierto que conseguir que un conjunto de personas se complementen mutuamente para actuar, no es tarea fácil y prueba de ello es que no todos los grupos son equipos. La noción de equipo implica el aprovechamiento del talento colectivo, producido por cada persona en su interacción con los demás.
Se da menos de lo que se dice. Es difícil de conseguir, es un ideal a alcanzar en determinadas circunstancias por el que se puede luchar, pero no es una panacea para todas las situaciones.
Así, trabajar en equipo se ha puesto de moda, incluso pareciera que está mal visto y que no es moderno trabajar de otra manera. Sin embargo, la experiencia y tal como lo advierten especialistas de la materia, no todo lo que se califica como trabajo en equipo lo es en realidad. De hecho, no se da el trabajo en equipo cuando muchas personas trabajan en lo mismo y compiten entre sí pues, evitan las responsabilidades que deben asumir, pasándose los asuntos de uno a otro; o se defienden "hasta morir" cuando se fuerza una homogeneidad en las personas para "adaptarse" al líder.
Para Eduardo Edwards, director General de E.F. Edwards Consultores, lo fundamental antes de internalizar la idea de trabajo en equipo es tener claro el verdadero concepto y el grado de compromiso que involucra esta tarea.
"Partamos por definir a un equipo: un grupo de individuos, altamente efectivos y cohesionados, que trabajan juntos con el compromiso de alcanzar un objetivo común. Siendo así, tenemos que el trabajo en equipo parte no sólo por reconocer a los demás como miembros del mismo grupo sino que además involucra un alto nivel de compromiso mutuo con objetivos comunes. Por otro lado, reconoce el hecho del trabajo en conjunto con los demás, lo que no necesariamente significa todo el tiempo, como en un equipo de fútbol, sino más bien, con tareas definidas que pueden realizarse en tiempos y lugares diferentes pero que responden a la labor de los demás miembros y además facilitan dicha labor", precisó Edwards.
A simple vista o en la parte teórica, la idea de trabajo en equipo resulta más que comprensible, pero es en torno a los resultados cuándo una empresa se ve beneficiado por esta nueva forma de trabajar.
Para Denisse Goldfarb, Sicóloga laboral de la Universidad Católica y consultor en Recursos Humanos de Telefónica Móvil de Chile, el trabajo en equipo resulta fundamental para las empresas -cualquiera que sea su negocio- porque ayuda a la entrega de un producto final de mejor calidad y fortalece los lazos y compromisos al interior de la compañía.
"Es un requisito fundamental. Para que las empresas sean competitivas no basta con disponer de productos o servicios de excelencia, ya que la falta de trabajo en equipo se transmite al cliente. La falta de coordinación interna se refleja en una mala calidad de atención, ya que no todos comparten la misma información ni trabajan generando sinergias para mejorar procesos comerciales y de soporte. Asimismo, es difícil tener empleados motivados y productivos en un ambiente individualista, donde cada uno trabaja por sus metas individuales sin priorizar los resultados globales de la empresa", comentó.
Goldfarb, agregó que la relevancia no sólo se ve reflejada al interior de la empresa sino que la idea de trabajo en equipo se ha llevado "puertas afuera", involucrando a la cadena de valor de un negocio.
"Este elemento hoy se ha ampliado incluso más y ha tornado indispensable el aprender a trabajar en equipo con todos aquellos proveedores que conforman la cadena de valor de mi negocio: proveedores de servicios, distribuidores, vendedores externos, teleoperadores, etc. Ellos son los stakeholders (grupos de interés) que aportan valor a todo el ciclo de mi negocio".
Tomando en consideración este punto y los anteriores, a continuación te presentamos aquellos aspectos más relevantes para conseguir el desarrollo del "trabajo en equipo".

EN BÚSQUEDA DE LA EFICIENCIA

1.- Características del trabajo en equipo

EL ESTÍMULO Y LAS MOTIVACIONES: SON LAS DOS GRANDES ALAS DE TODO TRABAJO EN EQUIPO

 Estimular es excitar, incitar, mover con viveza a la realización de algo, o acelerar una actividad, operación o función.
 El Estímulo no es un apoyo blando y dulce. Es una intervención auténtica en la vida de alguien. El estímulo, en un equipo, debe fluir en cuatro direcciones: hacia arriba, hacia abajo, a lo ancho y hacia adentro.
 En relación con esta última dirección (hacia adentro) es donde se revela la importancia de la motivación.

 Motivar es dar causa o motivo para algo. El término motivo proviene del latín motivus, de motum, supino de motere, que significa mover. O sea, un motivo es lo que mueve o tiene virtud para mover. El motivo moviliza hacia la acción. Un motivo precipita la acción. Es obvio que se necesita un motivo para hacer cualquier cosa bien.

 Las principales motivaciones en un trabajo en equipo son similares a las motivaciones individuales, a saber: el deseo de seguridad, el de una oportunidad (económica) y el ver reconocidos los méritos propios.

 La diferencia entre el plano individual y el cooperativo estriba en que, en este último contexto, estas motivaciones se vuelven efectivas cuando se mantienen en perfecto equilibrio psicológico con la comprensión de que el buen funcionamiento del equipo garantiza los deseos o motivaciones personales de cada miembro.
LA SINERGIA: EL CONCEPTO MÁS POTENTE DEL TRABAJO EN EQUIPO
 El término sinergia, muy utilizado en medicina, representa el efecto adicional que dos órganos producen al trabajar asociados. Este fenómeno permite que haya la mayor unión de fuerzas en la solución de cada problema. Por lo tanto, la sinergia es la suma de energías individuales que se multiplica progresivamente, reflejándose sobre la totalidad del grupo.

 La valoración de las diferencias (mentales, emocionales, psicológicas) es la esencia de la sinergia. Y la clave para valorar esas diferencias consiste en comprender que todas las personas ven el mundo no como es, sino como son ellas mismas.


MEJORES RESULTADOS

2.- La importancia: Por qué trabajar en equipo

Si fuéramos lo suficientemente honestos, muchos de nosotros declararíamos lo fastidioso que es trabajar con otros. Lo maravilloso que sería poder trabajar solos, sin que nos molestaran, sin necesidad de convencer, sin la exigencia de ponernos en el lugar de otros, sin poner cara de "te estoy escuchando" o "qué interesante lo que dices". Sin estar sintiendo que damos examen a cada rato, evitando interminables y repetitivas reuniones que culminan con un "bueno, ¿quedamos en eso?" para luego, en 30 minutos más, no recordar en qué quedamos.
No obstante, dada las actuales políticas es imposible resistirse al modelo. Estamos condenados en las organizaciones de hoy al trabajo de alta interacción humana. Más aún: nuestras organizaciones hoy son el resultado mismo de la interacción humana.
Así lo reconoce Eduardo Edwards, director General de E.F. Edwards Consultores, quien explica la importancia del tema.
"Es muy importante conseguir que las organizaciones logren efectos de sinergia en sus procesos, sinergia entendida como que el todo es más que la suma de las partes. Desde esta perspectiva, el trabajo en equipo actúa como facilitador de dicha sinergia al lograr que el trabajo del equipo total sea más que la suma de los trabajos individuales de cada miembro del equipo. Gracias a estas sinergias es posible agregar valor en cada proceso y entrar en un espiral de mejora continua, lo que ciertamente hace posible a la organización mejorar su efectividad en el corto, mediano y largo plazo".

Las nuevas necesidades organizativas exigen de nuestras empresas:
a) Integración
b) Especialización
c) Estructuras flexibles
d) Organización de los conocimientos
Responder desde un balance de estos cuatro factores es una forma de combinar habilidades y crear acuerdos para dar respuestas rápidas a problemas cambiantes. Los grupos de trabajo eficientes son la instancia de interfase que permite que dicho balance se dé cotidianamente.

CONSEJOS PRÁCTICOS

3.- Cómo conformar un equipo y qué aspectos considerar

Primero se debe tener muy presente que la conducta de las personas siempre es diferente, mucho más cuando deben enfrentar hechos imprevistos dentro y fuera de su entorno.
Entender la conducta de las personas es un proceso lento y muy necesario para una buena cohesión como equipo de trabajo. Entender la conducta de alguien implica procurar comprender el hábitat donde se desenvuelve y detectar o por lo menos saber qué influye en esa persona para que piense y actué de determinada manera.
Ahora bien, ¿en cuánto tiempo cree que podría establecer la conducta de cierta persona? Seguramente esto le puede llevar mucho tiempo, pero también seguramente puede ayudar a que la conducta de la o las personas no afecte el trabajo de un equipo. Más importante que calificar la personalidad de alguien es tratar de conciliar las diferencias.
a) USO SELECTIVO DEL EQUIPO
Obtener buenos resultados con el equipo de trabajo significa emplearlo en tareas apropiadas, según las habilidades, destrezas y conocimientos de los involucrados, para realizar en conjunto sus actividades.
b) COMPRENSIÓN, ACUERDO E IDENTIFICACIÓN
Empezar a trabajar como equipo es: Procurar que las personas entiendan la causa y proyección por la que está conformado el equipo lo cual implica estudiar, reflexionar, pensar, comentar sobre su labor y el objetivo de la misma. Es algo así como crear las reglas de juego.
Los grupos y equipos necesitan aprender a procesar y almacenar información necesaria para su conservación. Además de conocer, dominar sus tareas y procurar mejorarlas cada día.
c) COMUNICACIÓN SINCERA
Comunicar es: Tener en cuenta la información que cualquier persona del equipo genera, la cual en lo posible debe estar argumentada. La información importante no siempre es teórica también lo son sentimientos, vivencias y emociones. Si los miembros no ponen lo que saben sobre la mesa, el grupo no puede tomar en cuenta esas ideas para la toma de decisiones u otras utilidades de la información.
Los grupos y equipos necesitan comunicación interior, de responsabilidad y desarrollar un lenguaje y una cultura común.
d) CONFIANZA MUTUA
Confiar es una situación delicada en las relaciones humanas en donde influyen más las acciones que las palabras. La confianza se basa en cómo vemos a la otra persona y sus acciones, estas percepciones están influidas por necesidades, emociones, ansiedades, expectativas y perspectivas. Significa algo así como: Yo puedo poner en tus manos mi situación de momento, mi forma de pensar, mis ideas, mis aportes, mi prestigio, mi empleo, mi carrera, nuestra relación y nuestro trabajo.
e) APOYO MUTUO
Admitir que cada persona del equipo es valiosa y es libre para actuar como es realmente. Es la ausencia de indiferencia entre los miembros del equipo y más bien la dedicación a sus méritos, capacidades y a la realización de la tarea del equipo.
f) DIRECCIÓN DE LAS DIFERENCIAS
Valorar las diferencias entre las personas constituye un fuerte dentro de las actividades del equipo de trabajo. La mayoría de innovaciones, soluciones y avances se basan en las diferencias humanas al encontrar perspectivas diferentes y por lo tanto, que pueden ser innovadoras. Claro está que existen cierto tipo de diferencias que si no se controlan pueden perjudicar al equipo. Aquí es el momento de poner en práctica aquellas normas, reglas o procedimientos creadas por el quipo. Lo ideal sería llegar a la conciliación del conflicto para lograr decisiones o soluciones que se respeten.
g) TALENTOS Y CAPACIDADES
El conjunto de las capacidades de los miembros que integran un equipo de trabajo deben ser tales que respondan a los requisitos de su tareas primaria. La eficiencia del equipo está relacionada con el desarrollo de las actividades por el equipo y no por un individuo en particular, ya que el ritmo de las actividades impide que un solo individuo advierta cuando se necesita más de una actividad que de otra.


LA OPINIÓN DE LOS EXPERTOS

4.- Trabajo en equipo: beneficios y desventajas

El trabajo en equipo es muy apropiado en muchos casos, pero se da menos de lo que se dice. Es dificil de conseguir, es un ideal a alcanzar en determinadas circunstancias por el que se puede luchar, pero no es una panacea para todas las situaciones.
Hay cosas que se deben hacer a solas, por ejemplo: pensar, decidir, asumir responsabilidades, algunas actividades que exigen una concentración especial, revisión de propias acciones y liderazgo.
Para Eduardo Edwards, director General de E.F. Edwards Consultores, el trabajo en equipo no es sólo "miel sobre hojuelas" y tiene claramente definidas las desventajas del modelo:

BENEFICIOS:
1. Facilita la consecución de objetivos
2. Mejora la calidad de vida de los miembros
3. Agrega valor a los procesos
4. Potencia los talentos personales
DESVENTAJAS:
1. El proceso de construcción es largo y cuidadoso
2. Si el grupo no tiene experiencia puede ser "costoso" lograr la visión de equipo
3. Es más complejo para los recién llegados a la compañía introducirse en la dinámica de equipo.
Un poco menos categórica es Denisse Goldfarb, sicóloga Laboral de la Universidad Católica y consultora en Recursos Humanos de Telefónica Móvil de Chile, quien postula que el trabajo en equipo no presenta mayores inconvenientes para ser aplicado en cualquier empresa.

"Desventaja ninguna, sólo algunas resistencias naturales de parte de personas que están acostumbradas a trabajar por sus metas personales o de su equipo inmediato. En camvio, sí existen muchas ventajas, tales como aumento de la productividad, mejor clima laboral, mejor relación entre jefes y empleados y mayor satisfacción de los clientes".


LOS PROBLEMAS

5.- Cuando falla el trabajo en equipo

Aparentemente el trabajo en equipo es una de las formas más eficientes y productivas de desarrollar un trabajo, sin embargo, esto no siempre es así. Presentamos algunos aspectos a considerar:

 La forma en que se ejerce, distribuye y comparte el poder.
 La manera como se toman las decisiones; la habilidad del equipo para mejorar las aptitudes de cada miembro sin provocar debilitantes luchas de poder.
 Las posibilidades para negociar y resolver conflictos de intereses y diferencias de opinión.
 El modo en que las necesidades tanto personales como de equipo son balanceadas.
 El nivel de apertura a nuevas y novedosas ideas.
 El grado en el que cada equipo puede monitorear su propio funcionamiento.

Además de estos aspectos generales se deben considerar con mayor profundidad algunas realidades que hay que limar antes de comenzar el trabajo en equipo.
5.1.- NECESIDADES DISPAREJAS:
Un equipo falla en cumplir sus objetivos cuando existen personas con agendas privadas que persiguen objetivos antagónicos.
Entonces, la solución es, lograr que las agendas ocultas salgan a la luz preguntando a la gente lo que quiere (en forma personal) del equipo.
El líder del equipo debe asegurarse que los objetivos del team no estén colisionando con objetivos personales de sus integrantes.

5.2.- METAS CONFUSAS, OBJETIVOS ATROPELLADOS:

El síntoma: un equipo que tiene que trabajar, pero no sabe muy bien qué se espera del mismo.

La solución es clarificar el motivo por el cual existe el equipo, definir su objetivo y los resultados que se esperan de él.

Constituir un equipo (o crear una "comisión") para resolver cualquier problema no es una solución en sí misma, sin metas y objetivos los equipos NO SIRVEN DE NADA.

Ejemplo: "Dicen que el camello es un caballo hecho por una comisión a la que no se le habían definido los objetivos".

5.3.- ROLES POCO CLAROS:

Vinculado al anterior, pero a un nivel individual.

El equipo puede tener un objetivo, pero no se han definido los roles de los miembros que lo integran.

Clarificar los roles individuales es tan importante como poseer un objetivo común claro.

5.4.- CONFLICTOS DE PERSONALIDAD:

El síntoma: los miembros del equipo no se llevan bien. La solución es averiguar qué esperan los miembros unos de otros, qué prefieren, en qué difieren.

El líder tendrá que decidir si puede aprovechar las diferencias en beneficio común o si sustituye a los miembros conflictivos.

5.5.- VISIÓN BORROSA:

Aquí la falla es a nivel del líder.

Carece de las aptitudes para generar el impulso común necesario para producir los resultados.

La solución: Trabajar el problema grupalmente o reemplazar el líder.

5.6.- CULTURA "ANTI EQUIPOS":

Aquí la falla no es del equipo sino del entorno.

En muchas empresas o instituciones (generalmente en el sector público), la organización no está preparada para un trabajo cooperativo e intersectorial.

Solución: ¡No use equipos! (y evita maltratar a la gente obligándola a integrar una modalidad de trabajo que la organización no respeta ni valora).

5.7.- FEEDBACK E INFORMACIÓN INSUFICIENTES:

Esta es una falla mixta.

El trabajo del equipo no está siendo evaluado y/o el equipo no recibe del resto de la organización la información que requiere para su tarea.

El responsable de la organización debe formular mecanismos de control para el equipo y/o el líder del equipo debe conseguir el apoyo del responsable de la organización, para obtener la información y el apoyo necesarios en su tarea.

Los equipos representan una de las modalidades más formidables de trabajo que existen.

Establecerlos adecuadamente, integrarlos con la gente idónea, fijarles un liderazgo efectivo y sustentar su labor, producen por lo general resultados excepcionales.


TRABAJO EN EQUIPO
6.- LA UNIÓN: SOLUCIÓN A LOS PROBLEMAS

Los equipos frecuentemente se enfrentan con decisiones de distintos tipos, el reto consiste en llevar estos asuntos a la mesa para manejarlos de manera directa o bien permitir que operen silenciosa e incidentalmente.

 Al elegir la primera opción, los miembros tienden más a desarrollar unión: La unión permite al equipo funcionar como una orquesta: un conjunto coordinado y armonioso de piezas interdependientes. Cada persona complementa a otra. Cada persona confía en sus colegas, y todos hacen lo necesario para mantener esa unidad que asegura el logro de las metas.
 Para que el trabajo en equipo funcione debe haber ante todo una intercomunicación de todos los miembros del grupo, objetividad del grupo con respecto a su funcionamiento y responsabilidad de los miembros ante el trabajo a realizar.
 Las organizaciones deben hacer grandes esfuerzos por eliminar las barreras y fomentar la comunicación en todos los niveles, a fin de lograr la coordinación de las acciones, entre los trabajadores de una misma área o función. Así como coordinar las acciones entre áreas o departamentos que de una manera natural se correlacionen.
 Del mismo modo, la comunicación debe ser eficaz, tanto de los mandos superiores hacia abajo, como a la inversa. Una deficiente comunicación en las empresas, propicia condiciones inseguras, las que a su vez ocasionan accidentes; algunos de graves consecuencias y en el menor de los casos desperdicio, tiempos muertos y en suma una baja efectividad y rentabilidad.
 Todas las acciones deben ser planeadas, bien dirigidas, con objetivos claros y precisos por las personas, los departamentos y áreas de la empresa, deben estar claramente definidas las responsabilidades de todos y cada uno, así como también determinada su autoridad y sus límites, lo anterior tanto en situaciones normales como en situaciones de emergencia.
El trabajo en equipo es unión, colaboración, apoyo, entendimiento y armonía en las acciones enfocadas a un objetivo común. Es una filosofía en acción y continuo movimiento, es producto de acciones planeadas y practicadas una y otra vez hasta convertirse en una forma normal de desempeño.